Webinars como estrategia de venta y marketing online

Un webinar es un seminario virtual que permite la participación e interactividad en directo de los asistentes durante la sesión formativa o informativa, ya sea compartiendo sus opiniones (a través de un chat, por ejemplo), formulando preguntas, recibiendo documentos y material didáctico o realizando ejercicios y simulacros en tiempo real.

Los webinars, también llamados videoconferencias, conferencias virtuales o webmeetings, se diferencian de los típicos cursos online por las herramientas tecnológicas que utilizan, que permiten simular el equivalente online a una conferencia. Habitualmente, se visualiza el PowerPoint que ha preparado el ponente o la pantalla de su ordenador con la demostración que realiza, se escucha su voz en tiempo real y, opcionalmente, se puede acompañar de la imagen a través de webcam del ponente, también en tiempo real, ubicada en una esquina de la pantalla. Además, el software permite interactuar a los asistentes enviando consultas mediante un chat, e incluso mediante voz, adjuntar materiales didácticos complementarios para resolver consultas o a modo de ejemplos, realizar demos en tiempo real sobre el software que se está presentando para aclarar alguna duda, emplear una pizarra, realizar y presentar gráficos, etc.

La versatilidad e interactividad de un webinar dependerá de la plataforma que empleemos para su difusión, o de la licencia que hayamos contratado para el evento. También el número de usuarios vendrá determinado por la plataforma y la conexión a Internet del ponente, por lo que para evitar retransmisiones muy lentas, se suele limitar el número de asistentes convocándolos previamente y solicitando su preinscripción.

Una de las ventajas de los webinars para los usuarios es su sencillez, ya que ofrece herramientas estandarizadas y muy intuitivas de usar para facilitar la asistencia virtual. La desventaja es que suele requerirse la instalación y configuración de algún software en el ordenador del asistente, por lo que se recomienda su prueba antes de iniciarse el evento. El enlace a estas herramientas para instalarse suele enviarse mediante email, una vez confirmada su inscripción.

Otra de las ventajas es que las sesiones van quedando grabadas para reproducirlas en cualquier momento, atrayendo muchos más visitantes interesados a medio y largo plazo.

Y entre los inconvenientes están la velocidad de acceso, ya que la mayoría de Pymes que pueden hacer uso de webinars tienen un ancho de banda de subida muy bajo, lo que mermaría considerablemente la velocidad de acceso de múltiples asistentes.

La utilidad empresarial de los webinars dependerá de los objetivos marcados:

• En ocasiones, se ofrecen a los usuarios de forma gratuita, como reclamo o adelanto de un taller o curso de mayor duración, cuya inscripción sí es de pago. 
• En otros casos se emplean para presentar un producto o una nueva versión, formar a un colectivo que toma la decisión de compra, asesorar en el proceso de compra o decisión, etc.Se puede emplear para vender un producto o servicio, una vez finalizado el seminario, ofreciendo diferentes formas de pago y descuentos temporales. Por ejemplo, durante las próximas 48 horas el libro del autor del seminario con un 20% de descuento o sin gastos de envío.

• Y finalmente, se pueden emplear simplemente para crear marca, posicionar a la empresa en una temática o especialidad concreta, sin finalidad de venta directa, sino a medio plazo.
• Como herramienta postventa, para capacitación o formación de los compradores de un determinado producto o servicio, descargando así los servicios de atención al cliente y ofreciendo un aliciente más de compra.

Las temáticas más frecuentes de los webinars son las demostraciones de software y otros productos relacionados, realizados por empresas de desarrollo, como los organizados por CMS-Spain.com (portal español sobre Gestión Documental y tecnologías ECM), donde las empresas convocan sus webinars de forma gratuita para captar clientes.

Otra web muy popular donde se publicitan webinars es Tecnowebinars.com, algunos con temáticas relacionadas con Comercio Electrónico.

Otros ejemplos, fuera del mundo de la tecnología, son webinars formativos para un determinado sector profesional, como los organizados por la Escuela Online del Foro de Fotógrafos, donde los profesionales del sector pueden seguir formándose a partir de las conferencias online impartidas por reconocidas figuras de la profesión a través de una suscripción anual, o también en el mundo de la moda.

¿Cómo realizar un webinar?

A la hora de promocionar un producto, los webinar son un medio muy útil, ya que el cliente puede ver la presentación sin moverse de casa, simplemente inscribiéndose previamente.

El primer paso sería crear la presentación, que puede ser en formato PowerPoint, o bien un recorrido comentado a través de un software, un vídeo, u otro contenido similar. Es importante dar información relevante, no limitarse simplemente a presentar el producto. Por ejemplo, si tenemos una tienda de lámparas, se pueden dar algunos consejos de decoración, cómo crear diferentes espacios a través de la iluminación, colores y tendencias de moda, tipos de bombillas a utilizar, etc. Y a continuación, establecer cómo vamos a ofertar la compra al cliente de esos productos, facilitando al máximo realizar el pedido en ese instante.

El siguiente paso es convocar el evento entre los seguidores y clientes potenciales a través de los perfiles en redes sociales, email o como noticia en un newsletter, e invitarles a asistir un día y a una hora determinados, previa inscripción. Una vez inscritos, es necesario hacerles llegar un enlace mediante el cual podrán descargar el software requerido, así como su clave de acceso, para lo que necesitaremos solicitar al menos su correo electrónico. Aunque al ser online la asistencia podría ser prácticamente ilimitada, se controla el número de suscripciones para asegurar que la conexión funcione correctamente y no existan problemas con la recepción o la interactividad, y también por la limitación que establezca la plataforma contratada.

Cabe la posibilidad de realizar una promoción (como un descuento o una oferta especial) en el producto a aquellos que han presenciado el webinar, como recompensa por su atención y para terminarles de convencer. 

Del precio es mejor hablar al final de la presentación, cuando se ha convencido a los asistentes de todas las ventajas de utilizar el producto o servicio.

Herramientas para crear un webinar

Estas son algunas de las herramientas disponibles en el mercado para crear un webinar:

• Go To Webinar. Creado por Citrix, es el servicio más usado para realizar conferencias online, integrado con los productos de Microsoft como Outlook o PWP. La suscripción es de pago (desde 99 dólares/mes para 100 asistentes), y es uno de los más utilizados comercialmente por su buena calidad y resultados. Incluye 30 días de prueba. Citrix desarrolla también WebToMeeting y WebToTraining  para reuniones y formación, respectivamente.
• Adobe Connect. Orientado sólo a empresas, este software también puede utilizarse para dispositivos móviles, como los tablets.
• WebEx Meeting Center. Cisco, líder de las comunicaciones corporativas, ofrece esta potente herramienta de pago desde 38 euros al mes por uso ilimitado, y disponible en español. Puede probarse gratuitamente durante 14 días. La ventaja es que no exige instalación alguna, ya que el acceso es vía web, e incluye otras funciones como acceso remoto al equipo del cliente simplemente a través de una URL.
• Anymeeting. Es una opción interesante porque el servicio es gratuito hasta 200 asistentes, además de muy fácil de usar. Permite programar los encuentros, compartir lo que sucede en el escritorio del ponente, incluye chat, encuestas, grabación del encuentro e incluso vender tickets para asistentes pagando mediante PayPal.
• ZipCast. Sus principales ventajas son que es gratuito y que no es necesario instalar ningún tipo de software. Pertenece a Slideshare y genera el webinar a partir del propio PowerPoint colgado en esta web. Las desventajas son que los asistentes deben tener cuenta en Slideshare y no graba automáticamente, hay que emplear un programa desde el propio ordenador que permita la captura de la pantalla y el audio.
• Openmeetings. Es la versión open source para conferencias web.
• Existen otras opciones como Ustream, un servicio de vídeo streaming en directo, o Fuze Meeting, que además permite realizar reuniones en línea con el iPad.

El portal Online Meeting Tools Review ofrece una comparativa de este tipo de herramientas.

En definitiva, organizar un webinar es rápido, fácil y económico. Además, ofrecer información relevante al cliente, no relacionada exclusivamente con la transacción comercial, es una buena forma para lograr su fidelización y el reconocimiento de marca que muchas empresas necesitan.

Esta nueva forma de comunicación es muy útil tanto en el entorno offline como online, pero si además existe una tienda online donde el cliente pueda acceder inmediatamente a realizar el pedido, mucho mejor, ya que justo después de la presentación estarán mucho más predispuestos a realizar la compra.