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Puesta en marcha

Herramientas para la facturación electrónica en la Pyme

21 diciembre 2010

La ley de impulso de la Factura Electrónica que entró en vigor el pasado 1 de noviembre, obliga a todas las empresas españolas a emitir, enviar y almacenar las facturas electrónicamente cuando se trate de contratos con la administración estatal. Analiza en este artículo los tipos de herramientas disponibles.

A pesar del consenso con que se aprobó la Ley 56/2007 de Medidas para el Impulso de la Sociedad de la Información, su escaso cumplimiento se refleja en el 13% de empresas que han implantado la factura electrónica, entre las que solamente un 5% son PYMES y micropymes.

Los plazos que se establecieron en la ley marcaban diferentes etapas de implantación: en 2008 se obligaba a las grandes empresas que contrataban con la administración central, y el 1 de noviembre de 2010 también a las PYMES y micropymes. Esta obligatoriedad no afecta ni a las administraciones autonómicas ni a las municipales, algunas de las cuales todavía se encuentran en fase de implantación, aunque muchas han decidido incorporarse al proceso de forma voluntaria.

No cabe duda de los beneficios que el uso de la factura electrónica supone para una gran empresa. Sin embargo, entre las PYMES y micropymes, muchas de ellas con escasa informatización e inmersas en una fuerte crisis, está resultando difícil salvar las barreras económicas, tecnológicas y formativas que supone la puesta en marcha de una tecnología que a día de hoy todavía suscita muchas dudas.

El objetivo de esta ley, impuesta desde la UE, es la lucha internacional contra el fraude, por esta razón la Agencia Tributaria ha sido su principal impulsora.

Las soluciones disponibles en el mercado son muchas y asequibles, ya que podemos encontrar soluciones gratuitas, de bajo coste, en modalidad alquiler o bajo licencia, para adaptarse a las necesidades de cada empresa.

Revisemos algunas de las soluciones disponibles:

  • Facturae:  La Agencia Tributaria lanzó un formato de factura electrónica, Facturae,  adoptado en la casi totalidad de la administración pública, y elaboró un software de uso gratuito para que las PYMES puedan facturar a la administración pública. Sus detractores critican su complejidad a la hora de elaborar las facturas, su poca usabilidad y la falta de soluciones para almacenar las facturas, albaranes y pedidos conjuntamente.
  • Soluciones web: Funcionan en Internet, en servidores propios o del proveedor.  FacturaGem o Doc On Server.
  • Software libre: Usando herramientas y soluciones opensource como las propuestas por la empresa murciana Openred o FactOffice y OffInvoice que gestionan facturas electrónicas desde Word.
  • Software gratuito: ef4ktur como iniciativa de las Diputaciones Forales Vascas que permite a las empresas trabajar entre sí y con las administraciones vascas, y  Hazteunafacturae solución gratuita para empresas con un uso esporádico de la facturación electrónica.
  • Facturación en modalidad SaaS (software como servicio): En este caso son los proveedores los encargados de la guarda y custodia de las facturas de la empresa, en modalidad de alquiler. Soluciones como Seres e-Factura, DigitalSIGN o Faccil.
  • Soluciones empresariales: Cesser, con sede en Murcia, ofrece eFactura o Scan Visio del Grupo Abast integrada con la mayoría de ERPs del mercado.

Los costes de implantación de un sistema interno de factura electrónica en una PYME rondan los 2.000? de media, aunque deben sumarse también los costes de formación y los derivados de la digitalización de datos,  mientras que los de un sistema SaaS van desde los 0,30? por emisión hasta 20-30? en sistemas de tarifa plana.

Otro problema aún sin resolver es la interoperabilidad de las herramientas. Las grandes empresas han desarrollado sistemas propios incorporados a sus sistemas de gestión o emplean sistemas de facturación tipo EDI adaptados a la nueva legislación, que frecuentemente son incompatibles entre si y con Facturae. Ante este panorama, muchas empresas se ven obligadas a instalar diferentes sistemas de facturación simultáneamente, los que les exigen sus grandes clientes privados y el empleado por la administración pública. En muchos casos mantienen gestiones duplicadas, hecho que complica todavía más este proceso. Como ayuda ASIMELEC editó la Guía eFactura que ofrece información de comunicación entre las diferentes plataformas de facturación.

Conscientes de este panorama algunos desarrolladores optan por soluciones más innovadoras, como el caso de DocOnYou que ofrece una solución de red 2.0 para facturación electrónica dirigida a administrativos y empresas, que permite intercambiar facturas entre cualquier sistema de forma transparente (en prueba en versión beta).

La facturación electrónica está aquí para quedarse, y aunque el proceso de implantación se esté desarrollando a menor ritmo del esperado, es cuestión de tiempo que las empresas vayan adoptándolo, como lo han hecho con el correo electrónico o los sitios web. Las administraciones públicas y las empresas de desarrollo tendrán que aportar también transparencia, sencillez y abaratamiento de los costes para dar el empujón definitivo.

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