Aviso Legal y Claúsulas de Privacidad: ¿qué deben contener?

Internet es un medio de comunicación que ninguna empresa ignora.  Actualmente, la mayoría de las empresas  poseen su propio “escaparate” en la World Wide Web, ya sea para comercializar sus productos y servicios, o para proporcionar información a sus clientes. Sin embargo, a la hora de plantearse la inversión en una página web o una tienda virtual, muchas empresas desconocen la legislación que aplica a este canal y los principios básicos que se deben tener en cuenta en lo que a legislación se refiere.

En esta monografía se describen las obligaciones que marcan la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI) y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y que se reflejan fundamentalmente  en las páginas de Aviso Legal y Política de Privacidad de la web.

Podríamos decir que la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI) es de obligado cumplimiento en la mayoría de las webs españolas, puesto que es de aplicación en todas aquéllas que tengan carácter comercial o persigan un fin económico.

Siempre que el responsable de la web reciba ingresos directos (por las actividades de comercio electrónico que lleve a cabo) o indirectos (por publicidad o patrocinio derivados de la actividad que realice por medios electrónicos) debe cumplir esta Ley.

La LSSI obliga a indicar en un sitio visible y fácilmente accesible de la web una serie de datos. Esta información se incluye normalmente en la página “Aviso Legal” y se coloca en el pie de la página web, puesto que así se cumple con los requisitos que indica la ley en cuanto a visibilidad se refiere. Estos datos son los siguientes:

• Su nombre o denominación social y datos de contacto: Domicilio, dirección de correo electrónico y cualquier otro dato que permita una comunicación directa y efectiva, como por ejemplo un teléfono o un número de fax.
• Si la empresa está registrada en el Registro Mercantil o cualquier otro registro público, deberá señalar también el número de inscripción que le corresponda.  Además, la  LSSI obliga a comunicarle a éste el nombre de dominio o dominios que utiliza habitualmente.
• Su NIF.
• En el caso en que la actividad que se ejerza precise de una autorización administrativa previa, los datos relativos a la misma y los identificativos del órgano encargado de su supervisión.  Esta información se suele descuidar en muchos casos. Hay muchas actividades que la requieren: servicios de transporte, telecomunicaciones, energía, seguridad privada o gestión de residuos.
• Si se ejerce una profesión regulada, los datos del Colegio profesional y el número de colegiado, el título académico y el Estado de la Unión Europea en que se expidió y la correspondiente homologación, en su caso.

Si el sitio web es una tienda virtual, en definitiva, si se realiza comercio electrónico, es necesario indicar claramente el precio de los productos, si se incluyen en los mismos o no los impuestos aplicables, gastos de envío, etc. En este caso, toda esta información se suele indicar en otra página, bajo nombres del estilo Condiciones Generales de venta o  Condiciones Generales de la Contratación.

También es necesario indicar los códigos de conducta a los que se esté adherido, en su caso, y la forma de consultarlos electrónicamente. Muchas veces este hecho se indica colocando el logotipo que representa la adhesión a dicho código con enlace a la página web que nos permite consultarlos.

Por otro lado, también en la mayoría de las web se recogen y tratan datos relativos a personas físicas. Los datos de carácter personal son imprescindibles en las relaciones a distancia. Son necesarios para la realización de cualquier gestión: la tramitación de los pedidos, la prestación de los servicios que se contratan, el envío de ofertas o el envío de información. 

Aunque no realicemos comercio electrónico, es más que probable que nuestra web incluya un formulario de contacto, en el que se soliciten datos como nombre y apellidos, dirección de correo electrónico, número de teléfono de contacto, etc. También es posible que requiramos una dirección de correo electrónico para enviar nuestro boletín informativo al usuario.

El tratamiento de dichos datos personales viene regulado por la Ley Orgánica de Protección de Datos  (LOPD). Dicha Ley obliga a informar de dicho tratamiento, así como de las posibles cesiones de dichos datos a terceros o utilización de los datos con fines comerciales.  Esta información es la que se refleja en la página de "Política de Privacidad".

 Entre otras cosas, en esta página se indica quien es el propietario del fichero que se ha inscrito en el Registro de la Agencia de Protección de Datos (RGPD)  y la manera en la que un usuario puede ejercer su derecho de acceso, rectificación, cancelación y oposición a sus datos personales que se tratan.

Además, La Ley obliga a que se solicite el consentimiento tanto para el tratamiento como para las cesiones. También la LSSI también establece que si se va a realizar publicidad a través de SMS o correo electrónico, se obtenga consentimiento expreso.  En el entorno web, para solicitar dicho consentimiento expreso, es necesario que el usuario acepte las condiciones que se exponen en la Política de Privacidad, relativas al tratamiento de los datos como paso previo a la recogida de dichos datos.

Para ello, en los diferentes formularios que puedan rellenarse (formulario de contacto, de registro, suscripción a boletín, etc.) se debe mostrar un check que debe marcar el usuario en el que se indica una frase similar a "He leído y acepto la Política de Privacidad".

Si este check no está habilitado, desde el propio formulario no se debe permitir que se envíen los datos. Además, se recomienda que desde este mismo texto se enlace a la página que incluye la Política de Privacidad,  para que el usuario pueda consultarla de manera fácil.

En esta monografía hemos realizado una introducción a qué información se debe reflejar en nuestro sitio web para cumplir con la legalidad vigente. Sin embargo, para que los textos se adapten plenamente a cada caso, y puesto que, al fin y al cabo, se tratan de documentos legales, lo recomendable es que sean redactados por abogados o gestores especializados en la materia.