¿Qué requisitos se exigen para llevar a cabo la digitalización de los documentos?

• El proceso de digitalización debe ser realizado por el obligado tributario o por un tercero prestador de servicios que actúe en nombre y por cuenta de aquel.
• El proceso debe garantizar una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado.
• La imagen digital debe ser firmada con firma electrónica avanzada basada en un certificado electrónico reconocido instalado en el sistema de digitalización.
• El certificado debe corresponder al obligado tributario cuando él mismo realice la digitalización certificada o al prestador de servicios de digitalización en otro caso. Uno u otro deberán disponer de los controles necesarios para garantizar la fidelidad del proceso de digitalización certificada.
• El resultado de la digitalización debe organizarse en torno a una base de datos documental y por cada documento digitalizado debe conservarse un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registro, además de un campo en el que se contenga la imagen binaria del documento digitalizado o que enlace al fichero que la contenga, en ambos casos con la firma electrónica de la imagen del documento.
• El obligado a la conservación debe disponer de software de digitalización certificado que cumpla las siguientes funcionalidades:

        - Firma de la base de datos que garantice la integridad de los datos e imágenes.

        - Acceso completo y sin demora injustificada a la base de datos.