Factura Electrónica obligatoria para las Administraciones Públicas

La Factura Electrónica está basada en la transmisión digital de recibos y facturas con la misma validez legal que la propia factura en papel, aunque se haya remitido mediante comunicación electrónica. En el Siglo XXI es el sustitutivo natural del papel, cuya validez está sujeta a la autenticación de la firma electrónica.

Las ventajas fundamentales que tiene la factura electrónica sobre el papel son cuantiosas, basadas en el ahorro de costes y de tiempo, evitando errores de datos y defectos de forma y mayor eficiencia de trabajo para las Administraciones Públicas y para la propia empresa.

Por ello, a partir del día 15 de enero de 2015 es obligatorio en España para los proveedores de las Administraciones Públicas, la emisión de las facturas de forma electrónica a dichas administraciones.

La normativa de la factura electrónica no es reciente, puesto que se comenzó a legislar en España a partir del año 1995. Poco a poco se han ido sentando las bases legales y tecnológicas para poder llegar a un estándar de facturación digital, basados en los avances tecnológicos, la adaptación de las Pymes a los sistemas digitales y la modernización de las Administraciones.

No obstante, la normativa deja a elección de la propia Administración recepcionista de la factura, y siempre que el importe de la misma sea inferior a 5.000 euros, la no necesidad de realizar de forma electrónica la factura y, por tanto, presentarla por medios convencionales.

En la actualidad todas las facturas con cargo a la Administración Pública que superen los 5.000 euros deberán realizarse de forma digital, dejando a elección de la propia Administración recepcionista de la factura la realización de forma electrónica de las de importe inferior a dicha cantidad.

En el sector privado también es obligatorio si el receptor de la factura solicita al emisor que dicha factura sea electrónica. El emisor estará obligado a realizar dicha facturación de forma digital y su negativa podría acarrear sanciones. Asimismo, son ya varias las empresas privadas que también están solicitando el envío de la factura en formato electrónico, como Carrefour, Mercedes Benz, RTVE, etc., aunque el nivel de penetración todavía no es muy significativo.

Nuevos términos

Con la facturación digital han aparecido nuevos conceptos que se deben conocer para poder realizarla de forma efectiva:

• Oficina Contable: Unidades que tienen atribuida la función de contabilidad en el organismo y son competentes para la gestión y registro de las facturas.
• Órgano Gestor: Centro de la Administración Pública (Centro directivo, delegación, subdelegación territorial u organismo de la Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local) a quien pertenece la competencia sobre la aprobación del expediente de gasto.
• Unidad Tramitadora: Órgano administrativo a quien corresponde la tramitación de los expedientes.
• DIR3: Es el código del “Directorio Común de Unidades Orgánicas y oficinas”, también llamado código de centro. Es necesario especificarlo en la factura.
• Punto de Entrada de Facturas: Es el lugar donde se deben dirigir las facturas para su validación y tratamiento. Hay tres niveles de Puntos de Entrada según los tres niveles de la Administración: Local, Regional y Estatal. Para facilitar la integración y ajustar costes cualquier Administración puede tener como Punto de entrada de facturas el Punto General de Facturas Estatal (FACe).

Cómo facturar electrónicamente a las Administraciones de la Región de Murcia

En la Región de Murcia tanto las Administraciones Públicas Regionales (Consejerías, Servicio Murciano de Salud, etc.) como las Administraciones Locales (Ayuntamientos) tienen como punto de entrada de facturas electrónicas el Punto FACe, accesible a través de www.face.gob.es.

La emisión de una factura digital a una Administración de la Región de Murcia se podrá realizar de dos formas:

• Con certificado digital directamente en el Portal FACe. Para ello no necesitaremos darnos de alta en el portal. Sólo presentar la factura con la firma digital en formato FACTURAe en las versiones 3.2 y 3.2.1. Para poder generar una factura con este formato, el Ministerio de Empleo y Turismo pone a disposición de cualquier interesado un software gratuito mediante el cual se pueden generar facturas con formato FACTURAe en versión 3.2
• Con un software de gestión propio preparado para factura electrónica. Para ello, se necesitará tratamiento informático para integrar el software con FACe. En este caso, sí se necesitará registrar el certificado digital para poder realizar la integración de forma efectiva.

En ambos casos es necesario conocer los códigos DIR3 de la Oficina Contable, el Órgano Gestor y la Unidad Tramitadora. Para ello, es imprescindible que sea facilitado por la propia administración donde se enviará la factura o buscarlo en el directorio existente en el portal de FACe.

Una vez obtenidos los datos y generada la factura por alguno de los métodos anteriores, sólo tendremos que acceder a FACe (https://face.gob.es/es/remitir-factura) para poder enviar la factura.

Tras la presentación de la factura se devuelve un Código (justificante) de registro de la presentación de la factura.

Si tras un tiempo trascurrido el emisor detecta algún error en la factura, podrá solicitar una anulación de la factura, siempre de forma oficial y con certificado electrónico, y será el Órgano Tramitador el que proceda a su resolución.

Se debe tener en cuenta que FACe no es un almacén o archivo de facturas, por lo que las facturas originales emitidas no pueden ser vistas desde el portal ni tampoco descargadas, solamente se realiza la comunicación.

La Factura Electrónica en Europa

Según un estudio de la consultora Billentis, la facturación digital ha crecido en Europa un 16%, impulsado en mayor medida por el crecimiento que ha experimentado en 2014, donde ha aumentado un 24%. En España, el aumento de facturas digitales está en la media mundial, tal y como se muestra en el mapa. Según la consultora, en 2015 se producirán 36 billones de facturas electrónicas, lo que supondría la consolidación del formato digital en la facturación, no sólo con las Administraciones Públicas sino también en los sistemas B2B y B2C.

Mapa de desarrollo de la factura electrónica